Quản lí thời gian - chuyện không hề đơn giản cho bất kì ai (Phần 2)


bài viết trước, mình đã chia sẻ về 3 quy tắc vàng trong quản lí thời gian. Để ứng dụng 3 quy tắc vàng này trong thực tế, mình chia sẻ thêm 6 phương pháp bạn có thể làm ngay hôm nay để quản lý thời gian tốt hơn.

Quản lí thời gian - chuyện không hề đơn giản cho bất kì ai

1. Ma trận Eisenhower (the Eisenhower matrix)

Một trong những cách tốt nhất để đặt lựa chọn và ưu tiên cho to-do list của mình là phân chia nó theo ma trận Eisenhower.

Ma trận này là một mô hình gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp, Không khẩn cấp, Quan trọng, Không quan trọng.

  1. Khẩn cấpquan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
  2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ nên lên kế hoạch để làm sau).
  3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên uỷ thác cho người khác)
  4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ hoặc làm khi có thời gian rảnh).
Ma trận Eisenhower (the Eisenhower matrix)

Thay vì để danh sách công việc dài dằng dặc thì sắp xếp công việc theo ma trận này sẽ giúp cho mình đưa ra quyết định đâu là việc cần làm trước và ưu tiên.

2. Đầu việc quan trọng nhất – M.I.T (most important tasks)

Phương pháp này nhấn mạnh tầm quan trọng ở việc chỉ tập trung vào từ một đến ba đầu việc quan trọng nhất trong ngày.

Đầu việc quan trọng nhất – M.I.T (most important tasks)

Đây thường là việc thuộc nhóm Khẩn cấp & Quan trọng trong ma trận Eisenhower nói trên. Những việc này bạn nên làm trước tiên trong ngày và nếu làm xong thì mình sẽ có cảm giác là ngày hôm đó đã thành công.

Cách này giúp bạn sắp xếp thời gian có định hướng hơn, giảm áp lực đối với bản thân trong ngày.

3. Phương pháp Pomodoro

Để tập trung tốt nhất trong quá trình làm việc, bạn nên sử dụng phương pháp Pomodoro (quả cà chua trong tiếng Ý).

Phương pháp Pomodoro

Đây là phương pháp làm việc theo chu trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút và lặp lại làm 25 phút, nghỉ 5 phút. Phương pháp này tạo áp lực thời gian, khiến bạn tập trung hơn, định lượng rõ hơn mức độ hiệu quả trong công việc của mình. Đồng thời, nó cũng cho bạn thời gian nghỉ ngơi để không quá mệt mỏi, lấy lại sức làm việc lâu dài.

4. Quy tắc 2 phút (the 2-minute rule)

Quy tắc 2 phút được tác giả David Allen đề cập trong cuốn sách nổi tiếng về làm việc hiệu quả có tên là Getting Things Done.

Quy tắc này đơn giản là: Việc gì mà bạn cảm thấy có thể làm từ 2 phút trở xuống thì nên làm ngay, không trì hoãn.

Quy tắc 2 phút (the 2-minute rule)

Khi gặp việc nào đó, thay vì đắn đo: “Liệu có nên làm nó ngay không?” hay “Việc này có dưới 2 phút không?” Nếu dưới 2 phút, bạn hãy làm luôn, nếu không thì cho vào danh sách để sau làm.

5. Làm theo nhóm (batching)

Batching là phương pháp từ cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ” của Tim Farris.

Batching có nghĩa là những việc gì mà mình có thể làm sau, không quan trọng thì mình làm theo nhóm.

Ví dụ, đối với tương tác facebook, mình thường dành khoảng 1-2 tiếng nhất định trong ngày chỉ để lướt và trả lời tin nhắn facebook, chứ không dàn trải ra cả ngày hoặc thấy thông báo mới đến là phải dừng mọi công việc để trả lời ngay.

Làm theo nhóm (batching)

Cách này rất tốt vì nó tiết kiệm thời gian, nên làm rất hiệu quả và nhanh chóng.

6. Sống cho hiện tại (be present)

Đó là tư duy khi làm bất kỳ điều gì, hãy toàn tâm toàn ý cho hiện tại.

Sống cho hiện tại (be present)

Bạn hãy nhớ Cân bằng cuộc sống không phải là 50% công việc - 50% cuộc sống hay "này nọ lọ chai" mà chỉ đơn giản là sống 100% cho hiện tại.

 

Tác giả Bài viết: Phan Nữ Nhật Hạnh

Cô Phan Nữ Nhật Hạnh

Cử nhân Sư Phạm Toán
Thạc sĩ Lí luận và Phương Pháp giảng dạy

Đại học Sư Phạm TP. HCM

Trường THCS Võ Văn Tần

Giáo viên bộ môn Toán

Trường Quốc tế TIS

Giáo viên bộ môn Toán

Ứng dụng học tập KIẾN GURU

Giáo viên bộ môn Toán

Thông tin Liên hệ

Địa chỉ:
Số 65/7, Đường Tân Thới Nhất 5,
Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. HCM
  XEM BẢN ĐỒ
Liên hệ:
   0899331295 (Di động hoặc Zalo)
  [email protected]
TikTok Lớp Toán Cô Hạnh