Tìm ra kỹ năng quản lí thời gian cho bản thân cũng giống như tìm ra đôi giày phù hợp cho mình – bạn đã có thời gian thử qua vài đôi trước, thì mới tìm được đôi ưng ý. Mỗi chúng ta sẽ có cách quản lí thời gian khác nhau. Bài viết này giới thiệu một số phương pháp thường được mình ưu tiên sử dụng.
Nội dung chính
Trước hết, hãy nói đến quản lí thời gian, tại sao quản lí thời gian quan trọng?
Nếu các bạn thử tìm trên google “Kỹ năng quản lí thời gian” thì kết quả dành cho bạn chủ yếu là những tips, các kỹ thuật làm sao để có thể nhét được thật nhiều việc trong lịch làm việc của mình, làm sao có thể làm càng nhiều việc càng tốt trong ngày? Theo mình, tư duy này là sai lầm, bởi vì một ngày của chúng ta có hạn, và mình không chỉ làm việc mà còn cần thời gian nghỉ ngơi. Kể cả khi mình có cố gắng thực hiện nhiều việc ở trong ngày, thì cơ thể, não bộ của chúng ta cũng không thể chịu được cường độ cao như thế.
Vì vậy, mình hướng đến tư duy tối giản (minimalism). Tức là, thay vì cho tất cả các công việc vào một to do list (danh sách các công việc cần làm) dài và mình phải làm tất cả những điều này trong cùng một thời điểm, hoặc cùng một ngày hay càng sớm càng tốt thì hãy nhìn vào list ấy và chọn ra đâu là công việc quan trọng nhất, mang lại nhiều lợi ích cho mình thì mình làm trước, còn những công việc không cấp thiết, không liên quan thì hãy để lại làm sau. Khi mình có sự lựa chọn và ưu tiên như thế thì sẽ thực sự cảm thấy thoải mái vì mình tự chủ thời gian của mình chứ không bị những đầu việc cuốn theo. Mình chia sẻ 3 quy tắc vàng và 6 phương pháp dựa theo tư duy này.
1. Quy luật 80/ 20 (Pareto principle)
Quy luật này cho rằng 80% output (hiệu quả) phụ thuộc vào 20% input (đầu vào, đóng góp, hành động). Áp dụng vào quản lí thời gian, nếu cho rằng thành quả học tập của mình được tạo ra bởi 20% thời gian học tập hiệu quả thì mình theo dõi xem: 20% đó rơi vào thời điểm nào trong ngày, ở hoàn cảnh nào, được làm với quy trình nào? Từ đó, bạn tiến hành mô phỏng lại và mở rộng 20% thời gian hiệu quả nhất này để nâng cao hơn nữa thành quả lao động của mình. Nếu bạn áp dụng thành công quy tắc này, bạn không phải làm quá nhiều nhưng vẫn nhận được những thành tựu lớn.
2. Thuyết 4 lò lửa (The four burners theory)
Tác giả của sách Atomic Habics (Những thói quen tí hon) đưa ra quy tắc này.
Tưởng tượng rằng cuộc sống của chúng ta như 4 lò lửa. Mỗi lò biểu tượng cho một mặt của cuộc sống: Lò thứ nhất là gia đình, lò thứ hai là bè bạn, lò thứ ba là sức khoẻ và lò thứ tư là công việc. Lý thuyết Bốn lò lửa cho rằng: “Để thành công, bạn phải tắt đi một trong bốn lò. Và để thành công xuất sắc, bạn phải tắt đi hai trong số bốn lò”.
Điều này có nghĩa “cân bằng cuộc sống” thực ra không bao giờ là hoàn hảo, bạn khó có thể vừa lo cho gia đình chu toàn, lại vừa có thời gian với bạn bè, vừa chăm sóc sức khoẻ cá nhân, lại vừa tập trung được cho công việc. Mà có chăng, nếu bạn có làm được tất cả mọi thứ cùng lúc như vậy, thì chất lượng mỗi thứ cũng sẽ khó có thể tốt được vì bạn bị phân tâm, dàn trải quá nhiều.
Vì thế, thay vì nghĩ mình phải chia đều sự quan tâm vào tất cả mọi mặt, bạn có thể nghĩ về công việc-cuộc sống theo từng giai đoạn hoặc từng thời điểm trong ngày. Ví dụ, ở giai đoạn này mình phải lo cho gia đình thì mình chấp nhận lò lửa công việc và bạn bè sẽ bị bỏ ngỏ; sau khi việc gia đình đỡ bận thì mình sẽ quay lại bù đắp cho công việc và bạn bè. Hay như trong một ngày, vào giờ làm việc thì mình sẽ bật lò lửa công việc cháy mạnh nhất, khi về nhà thì tắt lò lửa công việc và bật lên lò lửa gia đình, sức khoẻ, bạn bè…
3. Luật Parkinson (Parkinson’s Law)
Luật Parkinson cho rằng nếu thời gian bạn dùng cho một công việc càng dài thì công việc đó sẽ tự “nở” ra để khoả lấp toàn thời gian.
Chẳng hạn, giáo viên giao bài tập cho thời hạn 1 tuần thì cả tuần đó, bạn làm mãi không xong; nhưng đến đêm trước ngày nộp thì đột nhiên bạn cảm thấy làm rất hiệu quả và hoàn thành xong bài chỉ trong vài giờ.
Vậy áp dụng vào làm việc hiệu quả, bạn cần tự tạo ra áp lực thời gian cho mình, đừng bao giờ xin gia hạn, trừ trường hợp bất khả kháng. Đặc biệt những đầu việc không có deadline cho mình, bạn cũng phải tự tạo deadline để thắng định luật Parkinson và hoàn thành công việc nhanh nhất có thể.